「情報」の5S活動のやり方・進め方

情報の5S活動の重要性

目で見ることができて触ることもできる有形物については、「整理・整頓・清掃・清潔・躾」の5S活動の重要さを意識しやすいものです。
しかし、無形物、特に情報については「整理・整頓・清掃・清潔・躾」が意識されないままになっていることがあります。

5S活動が徹底していないと、個人パソコンでデータ管理がされていて組織的に管理されていなかったり、保存場所が決まっておらずファイル探しに時間をかけていたりといったことが頻発します。

組織活動にとって情報は最も重要な資源です。
情報活動にも5S活動を徹底して、職場の安全性、快適性、効率性を向上させることができるでしょう。
さらに、対応の迅速化やデータの分析の高度化等によって、顧客サービスの向上や新規の市場開拓等にもつながるでしょう。

情報の5S活動のやり方・進め方

1 実践段階：3S（「整理」「整頓」「清掃」）

課題を解決し、改善に取り組む段階です。

(1)整理

必要な情報、残しておきたい情報及び不要な情報の3つに分けます。
そして、残しておきたい情報を保管場所に移し、不要な情報を処分します。
例えば、PCデータ等であれば、残しておきたい情報と不要な情報の保存場所を決めて、そこに保存します。
書類等であれば、残しておきたい書類を書庫などに移し、不要な書類を廃棄します。

(2)整頓

必要な情報の保存場所・保存方法のルールを決めます。
例えば、PCデータ等であれば、保存場所やファイルの命名のルールを決めます。
書類等であれば、一連の書類をファイル等でまとめ、ファイルごとに分類番号等を付けて、検索できるようにします。つまり文書管理システムを構築することになります。

(3)清掃

(2)整頓で決めたルールに従って、必要なデータがいつでも使える状態にします。
特に情報の場合、不要なものが溜まりやすい傾向があるので、定期的に時間をとって、不要な情報を排除するようにするといいでしょう。

2 定着段階：「清潔」「躾(または習慣)」

3Sで得られた改善の結果を定着させる段階です。

(4)清潔

定期点検や自主点検などにより、「整理」「整頓」「清掃」を維持し、情報環境の改善を継続します。

(5)躾(または習慣)

一人ひとりが「整理」「整頓」「清掃」及び「清潔」を常に意識し、主体的に取り組む仕組みをつくります。